Proses Bisnis dan Data Sia

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Defenisi Proses Bisnis dan Data Sistem informasi akuntansi ( SIA )

Sistem akuntansi bersifat kompleks,dan banyak keahlian diperlukan untuk mengevaluasi SIA,akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi,untuk melakukan wawancara,dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem klien.Akuntan harus mengerti:

1.      Mengetahui informasi apa yang harus dicari

2.      Mengetahui dimana mereka bisa mendapatkan informasi

3.      Mengembangkan rencana untuk memperoleh informasi

4.      Menyusun informasi dengan cara yang penuh arti.

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh,menghasilkan,serta menjual barang dan jasa.Satu cara penting mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi.Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu.Kejadian (event) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu saat tertentu.

akuntan dapat berperan sebagai evaluator dan atau pendesain sistem akuntansi. Sistem akuntansi bersifat kompleks dan banyak keahlian diperlukan untuk evaluasi SIA. Akuntan perlu untuk meninjau ulang dokumentasi, melakukan wawancara dan mengamati transaksi-transaksi untuk memahami sistem akuntansi klien.

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

Ø  Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

Ø  Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Ø  Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

Ø  Sistem pemrosesan transaksi yaitu mendukung proses operasi bisnis harian.

Ø  Sistem buku besar/ pelaporan keuangan yang menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

Ø  Sistem pelaporan manajemen yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :

Ø  Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?

Ø  Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?

Ø  Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

Ø  Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.

Ø  Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

Ø  Meningkatkan efisiensi

Ø  Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

Ø  Meningkatkan sharing knowledge

Ø  menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

B.     Jenis – Jenis proses Bisnis

Proses dan kejadian bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama yaitu siklus pemerolehan/pembelian, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Siklus pendapatan dari jenis organisasi mencakup semua bagian operasi seperti merespon permintaan, membuat perjanjian, menyediakan jasa, menagih pelanggan, penagihan uang, penyetoran uang kas, dan menyusun laporan. Fungsi-fungsi siklus pemerolehan yaitu berdiskusi, memproses permintaan, membuat perjanjian, menerima barang dan jasa, mengakui klaim, memilih faktur-faktur, dan menulis cek. Proses bisnis tersebut adalah :

1.      Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle)

Mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.karakteristik siklus ini akan segera dibahas. Siklus Pemerolehan seperti :

Ø  Mendiskusikan dengan para pemasok

Ø  Memproses permintaan

Ø  Membuat perjanjian dengan pemasok untuk membeli barang atau jasa di masa mendatang

Ø  Menerima barang atau jasa dari pemasok

Ø  Mengakui klaim atas barang dan jasa yang diterima

Ø  Memilih faktur-faktur yang akan dibayar

Ø  Menulis cek.

2.      Siklus konversi (conversion cycle)

Mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa.contoh kejadian konversi meliputi perakitan,penanaman,penggalian,dan pembersihan.Tidak seperti kejadian di siklus pendapatan dan pemerolehan konversi bisa jadi sangat berbeda antara satu industri dengan industri yang lain.

3.      Siklus Pendapatan (revenue cycle)

Mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk pelanggan. Siklus Pendapatan

Ø  Merespons permintaan informasi dari pelanggan

Ø  Membuat perjanjian dengan para pelanggan untuk menyediakan barang dan jasa dimasa dating

Ø  Menyediakan jasa atau mengirim barang ke pelanggan

Ø  Menagih pelanggan

Ø  Melakukan penagihan uang

Ø  Menyetorkan uang kas ke bank

Ø  Menyusun laporan.

Pedoman untuk mengenali kejadian

1.      Kenali kejadian pertama dalam suatu proses ketika seseorang atau suatu departemen dalam sebuah organisasi menjadi bertanggung jawab terhadap suatu aktivitas

2.      Abaikan aktivitas yang tidak memerlukan keikutsertaan suatu agen internal

3.      Kenali suatu kejadian baru ketika tanggung jawab dipindahkan dari satu agen internal ke agen yang lain

4.      Kenali kejadian baru ketika suatu proses sudah disela/diinterupsi dan dilanjutkan kemudian oleh agen internal yang sama.setelah interupsi,seseorang diluat organisasi atau proses itu mungkin memulai proses tersebut.Sebagai alternatif,proses itu dapat dilanjutkan pada suatu waktu yang sudah dijadwalkan

5.      Gunakan satu nama kejadian dan uraian yang mencerminkan sifat umum dari kejadian itu.

            Mengidentifikaski kejadian dalam proses bisnis para akuntan harus terbiasa dengan proses bisnis sebelum mereka mengevalusi atau mendesain satu system informasi akuntansi. Para akuntan harus menguasai pedoman dalam proses bisnis. Pedoman mengakui kejadian, pedoman ini berfokus pada pergeseran tanggung jawab didalam proses bisnis untuk mengindetifikasikan kejadian.

            Satu motivasi penting untuk mengindentifikasikan kejadian dari uraian naratif dari suatu proses bisnis, bahwa data SIA berhubungan erat dengan kejadian. Pengorganisasian data dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu dengan system manual, dokumen sumber, jurnal, buku besar, dan buku besar pembantu untuk mengorganisaikan informasi mengenai berbagai entitas. Informasi mengenai desain file dapat dikumpulkan dari berbagai macam sumber termasuk dokumentasi system, manual yang menyertai software yang mengatur file-file. Entitas dapat berupa pelanggan, karyawan, persediaan, pesanan, faktur dan lainnya yang perlu diperhatikan. Dua jenis dari file data yaitu yang pertama file induk dibuat untuk menyimpan data acuan tentang barang dan jasa serta agen-agen internal maupun eksternal. Yang kedua file transaksi digunakan untuk menyimpan informasi tentang kejadian seperti pesanan, pengiriman, dan penagihan kas.

C.     Pengorganisasian Data Dalam SIA.

SIA merekam data tentang berbagai kejadian yang dibahas dibagian sebelumnya,termasuk perjanjian dengan para pelanggan (para pemasok),barang atau jasa yang disediakan kepada pelanggan (yang diterima dari para pemasok),jumlah terutang dari pelanggan (kepada para pemasok),dan pembayaran oleh para pelanggan (kepada para pemasok).

Dalam mempelajari SIA,seseorang perlu memperhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu.

Ciri-ciri file Induk

1.      File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal,agen-agen internal,atau barang dan jasa

2.      File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual

3.      Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun ringkasan.

Ciri-ciri File Transaksi

1.      File transaksi menyimpan data tentang kejadian,ini meliputi pesanan,pengiriman,dan penagihan kas

2.      File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk transaksi

3.      File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga.Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut(misalnya kuantitas barang yang dipesan)

4.      Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemeroleh.Kejadian pertama didalam siklus tersebut diikuti oleh kejadian yang lain.

Untuk memahami SIA hal dibawah ini memperkenalkan tiga jenis aktivitas yaitu pencatatan kejadian,pembaharuan,dan pemeliharaan file.

1.      Pencatatan
Pencatatan mengacu pada penyiapan dokumen sumber dan penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.Sering kali,suatu dokumen dibuat pada permulaan ataupun akhir dari suatu pencatatan.Dalam sistem tradisional,data kejadian pertama dicatat di dokumen sumber.Pada SIA yang berlaku sekarang,data dapat secara langsung dimasukan ke satu atau lebih file transaksi di suatu sistem,dan komputer lalu mencetak suatu dokumen sumber yang mungkin kemudia digunakan dalam proses (misalnya, slip pengambilan dicetak selama proses pencatatan pesanan)

2.      Pembaharuan
Pembaharuan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar di suatu file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian.Sebagai contoh setelah penjualan persediaan, field jumlah_barang_di_gudang diperbaharui dengan mengurangi saldonya.ketika oersediaan dipesan,juga perlu untuk memperbaharui jumlah total dari suatu pos persediaan yang disiapkan untuk pertukaran penjualan di masa depan.

3.      Pemeliharaan File

Pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasi data acuan tentang file induk.Aktivitas ini mencakup menambahkan records induk,mengubah data acuan didalam records induk, dan menghapus records induk.Dalam banyak kesempatan,record induk untuk entitas harus dibuat sebelum transaksi dapat diproses.Begitu produk atau jasa,pelanggan,dan pemasok baru disetujui,records induk ditambahkan ke file induk.Sistem itu kemudian diperbolehkan untuk mencatat transaksi-transaksi yang menyangkut entitas-entitas ini.Hanya data acuan yang dibuat atau diubah dalam aktivitas pemeliharaan.Field-field ringkasan tidak berpengaruh.

D.    Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

            Sistem informasi akuntansi (SIM) adalah subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi keuangan, dan informasi lain atas transaksi akuntansi. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem manajemen bisnis yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan. Penggunaan sistem informasi akuntansi (SIA), yaitu :

Ø  Membuat laporan eksternal

Laporan ini mencangkup laporan keuangan, seperti pajak dan laporan yang diperlukan oleh badan-badan pemerintah yang mengatur perusahaan dalam industri perbankan dan utilitas.

Ø  Mendukung aktifitas rutin

Sistem SIA digunakan untuk menangani aktifitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, dan menagih kas ke pelanggan.

Ø  Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat pada suatu organisasi. Contohnya yaitu mengetahui produk-produk yang penjualnya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian.

Ø  Perencanaan dan Pengendalian

Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah actual.

Ø  Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal ( internal control) mencangkup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.

E.     Peran Akuntan Dalam Hubungannya Dengan SIA

            Cara lain untuk memahami arti dari sistem informasi akuntansi adalah dengan mempertimbangkan hubungan antara sistem informasi akuntansi dan pekerjaan akuntan. International Federation of Accontants (IFAC) mengidentifikasi empat peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi yaitu: pengguna, manager, konsultan, evaluator, dan penyedia jasa akuntansi dan perpajakan..

1.      Akuntan Sebagai Pengguna

Para akuntan dan pmanager keuangan menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi yang dibahas sebelumnya (menyusun laporan eksternal, menangani transaksi rutin, dan lain-lain). Setelah pemrosesan transaksi rutin menjadi terotomatisasi, para akuntan mengeluarkan waktu yang lebih sedikit pada fungsi-fungsi yang rutin. Pedoman IFAC menekankan bahwa pengguna perlu memahami arsitektur sistem informasi, perangkat keras, perangkat lunak, dan metode pengorganisasian data.

2.      Akuntan Sebagai Manajer

Para manajer bertangung jawab mengatur kariawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi dalam mencapai tujuannnya. Direktur keungan dan kontroler adalah anggota-anggota terpanting dari tim perencanaan strategis dalam suatu organisasi, mereka dapat menginterpretasikan laporan yang disusun untuk berbagai jenis pengguna. Untuk meningkatkan nilai mereka, manajer akuntansi harus mengetahui bagaimana bisnis dijalankan, tujuan dan proses bisnis perusahaan, serta bagaimana sistem informasi  membantu mencapai tujuan-tujan tersebut dan mendukung proses bisnisnya.

3.      Akuntan Sebagai Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dpat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang, termasuk sistem informasi, perncanaan keuangan perorngan, akuntansi internasional dan akuntansi forensic. Mereka memahami bagaimana sistem informasi mendukung proses-proses bisnis, dan mereka memahami tentang ketentuan pelaporan keuangan dan juga resiko pengendalian internal.

4.      Akuntan Sebagai Evaluator

Akuntansi menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi. Disini akan dilihat akuntan sebagai seorang auditor internal, auditor eksternal dan penyedia jasa assurance.

Ø  Auditor internal. Auditor internal mengevaluasi berbagai unit didalam suatu organisasi untuk menentukan apakah unit itu telah mencapai misinya secara efisien dan efektif.

Ø  Auditor eksternal. Perusahaan membayar kantor akuntan public untuk mengaudit laporan keuanga mereka untuk memenuhi ketentuan hokum dan untuk menambahkan kredibilitas atas laporan keuangan mereka.

Ø  Peran Evaluatif Lainnya. Para akuntan memperluas pran mereka sebagai evaluator dengan menyediaan berbagai macam jasa assurance. Akuntan perlu memahami proses bisnis suatu perusahaan dan bagaimana sistem akuntansi mendukung proses-proses ini. Mereka harus mengetahui bagaimana caranya membuka kembali informasi yang diperlukan untuk evaluasi.

5.      Akuntan Sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan guna memberikan jasa perpajakan untuk klien-klien mereka. perbaikan didalam sistem informasi akuntansi dan teknologi telah mempengaruhi sifat dari peran-peran ini.para akuntan harus selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi jika mereka ingin menambahkan nilai pada peran-peran mereka.